Samenwerken

In het tweede blok van semester 1 heb ik geleerd over samenwerken.

Dat samenwerken niet altijd gemakkelijk verloopt is een bekend probleem in het privé maar zeker ook in het bedrijfsleven.

Om de samenwerking makkelijker te maken heb ik hierover geleerd aan de hand van de subcategorieën, vergaderen, onderhandelen en conflict hanteren. De tekst hieronder legt uit wat ik heb geleerd en hoe ik dat heb toegepast in de praktijk.

Vergaderen

Tijdens de lessen professionaliseren heb ik geleerd dat een goede vergadering begint bij een goede agenda. Door voor de vergadering aan te geven wat er eerder is besproken, wat er besproken gaat worden en met welk doel dat is kan er een hoop tijd en verkeerd advies vermeden worden. Belangrijk is dat er aan iedereen argumenten worden gevraagd omdat iedereen een andere invalshoek heeft die allemaal vertegenwoordigt moeten worden. Stemmen is een absolute no go enkel als het proces meerdere keren herhaald is zonder eindconclusie mag er gestemd worden.

Een goede voorzitter onderscheidt het proces van het product:

Het product:

– onderwerp en doel toelichten

– vragen stellen

– verduidelijken

– tussentijds samenvatten

– sub-conclusies trekken en vastleggen

– resultaten vastleggen

Het proces:

– ruimte geven

– aanmoedigen

– waardering geven

– sfeer bewaken

– betrokkenheid realiseren

– gedrag corrigeren

In de praktijk heb ik deze techniek natuurlijk meteen toegepast bij ons groepsproject van de Davit.

Bij dit project hebben we gezamenlijk een ontwerp gemaakt. om goed te laten verlopen hebben we vooraf aangegeven welke doelen behartigd moeten worden en afspraken gemaakt. Ook hebben we naar elkaars argumenten geluisterd en aan de hand daarvan pas conclusies getrokken. Iedereen is aangemoedigd om zijn mening te geven en betrokken te blijven bij het proces. Mede door de goede afspraken en de motivatie was de sfeer uitzonderlijk goed gebleven wat ook zorgt voor het vertrouwen dat je echt je mening mag  vertellen. Het proces was dus uitstekend maar ook het product werd soepel toegepast. Ik heb met name vaak de onderwerpen toegelicht en heel veel vragen gesteld ter verduidelijking. Dit zorgde ervoor dat de vergadering een helder geheel was welke ook nog eens zeer productief is geweest.

Onderhandelen

Dat goed kunnen onderhandelen een belangrijke skill is die je moet bezitten spreekt vrijwel voor zich. Onderhandelen kom je de hele dag tegen en dus ook als je met elkaar moet samenwerken.

Door op een verkeerde manier met elkaar te onderhandelen kan je een hoop kapot maken. Je kan klanten en deals mislopen door gebruik te maken van een verkeerde methode. Vroeger was onderhandelen gebaseerd op een win – verlies situatie. Het ging er met name om wie gelijk kreeg en wiens standpunt had gewonnen. Na onderzoek kwam Harvard echter met een nieuwe methode, de Harvard methode, welke ik inmiddels ook tot mij heb genomen.

De Harvard methode is gebaseerd op de volgende basisregels:

1. Scheid de inhoud van de relatie en werk aan beide op de juiste wijze;
2. Kijk vooral naar belangen en zienswijzen in plaats van naar standpunten;
3. Maak de voortgang van de onderhandeling zoveel mogelijk onafhankelijk van de vertrouwenskwestie;
4. Denk eerst in oplossingen en verschillende opties, beslis pas daarna;
5. Praat over wat gezien de situatie redelijk is met behulp van objectieve criteria;
6. Ontwikkel je ‘beste optie zonder overeenkomst’ (BOZO) en stel je ook voor wat de BOZO van de andere partij is.

1 Een snel gemaakte fout is dat mensen zich richten op de persoon in plaats van op het probleem. Dit heeft als gevolg dat het probleem niet wordt opgelost maar alle energie van het onderhandelen gaat zitten in het ergeren van de persoon waarmee je de onderhandeling voert.

2 Vroeger was onderhandelen gebaseerd op standpunten. Door gebruik te maken van standpunten wordt het aantal mogelijke oplossingen sterk beperkt het wordt namelijk een kwestie van het wel of niet eens zijn met een bepaald standpunt.

De Harvard methode leert ons dat er achter elk standpunt één of meer belangen schuilen. Door het stellen van de juiste vragen komt hier een duidelijker beeld van de situatie wat tot gevolg heeft dat er ruimte is voor meerdere oplossingen.

3 Om tot een goede uitkomst te komen moet er vertrouwen zijn. De voortgang mag dit vertrouwen niet schaden het vertrouwen moest hier los van staan om een goede basis te leggen voor de onderhandelingen.

4 De meeste mensen zijn geneigd om bij een probleem meteen een oplossing te bedenken. Hierdoor wordt je blik voor oplossingen heel erg beperkt. Door eerst meerdere oplossingen te bedenken en dan pas te kiezen komt er misschien wel een veel betere oplossing als uitkomst.

5 Als er een discussie ontstaan is waar beide partijen eigenlijk niet uit komen is het een kwestie om te kijken door middel van objectieve criteria. Dit houdt in dat je samen een redelijke oplossing gaat bedenken in plaats van het handjeklap systeem van voorheen.

6 De zogenoemde BOZO, beste optie zonder overeenkomst, is een heel belangrijk onderdeel van de Harvardmethode. Het is belangrijk om je bewust te zijn van jouw BOZO en die van de tegenpartij zodat je bewust bent waarom er wordt onderhandeld. Je kan al tevreden zijn over de onderhandelingen als het ook maar een klein beetje beter is dan de BOZO situatie als uitkomst had gehad.

Met de basis principes van de Harvard methode was ik tot mijn grote verbazing eigenlijk al bekend. Op de middelbare school was ik namelijk uitgenodigd om deel te nemen aan een cursus om leerling mediator te worden. Bij deze cursus, die ik ook heb gehaald, moest ik heel vaak ruzies op lossen. Dit doe je door mensen weg te halen bij de standpunten en de belangen op tafel te krijgen dankzij het stellen van de juiste vragen. Door die belangen boven te laten komen ontstaat er begrip voor elkaar en dat is het begin van een uitkomst. Maar ook de BOZO kwam langs bij deze cursus alleen werd het dan niet zo benoemd. Bij deze cursus was de BOZO vervangen door het uitspreken dat je met elkaar verder wilt en als er geen overeenkomst is kan dat niet want dan is er nog steeds ruzie. Om van de eerste regel maar niet te spreken. Ruzies zijn heel vaak geëscaleerd omdat de focus uiteindelijk niet meer ligt op het vinden van een oplossing maar op de frustraties aan de andere persoon.

Zoals u ziet maakt een mediator eigenlijk gebruik van de Harvard methode en mijn certificaat als mediator laat dus eigenlijk al heel erg goed zien dat ik de Harvard methode al jaren bezit.

Conflicthantering

Conflicten komen bij samenwerken al snel om de hoek kijken. Gelukkig heb ik ook hiervoor nieuwe handvatten geleerd. De theorie is dat je allereerst een analyse moet hebben gemaakt om erachter te komen waar de oorzaak en de rede van het conflict zit. Hiervoor kan moet je kijken naar de volgende aspecten:

• Op welke inhoud heeft het conflict exact betrekking? Wat zijn de standpunten en welke belangen zijn in het geding?
• Welke emoties spelen een rol?
• Wat zijn de machtsverhoudingen?
• Wat is de rol van de situatie waarin betrokkenen verkeren?
• Wat voor conflictstijlen hanteren betrokkenen?
• In wat voor stadium bevindt het conflict zich (latent, onderkend, beleefd of manifest)?
• Wat zijn de visies van de betrokkenen op het conflict?

Als het probleem is geanalyseerd zijn er verschillende opties om het probleem op te lossen:

• Zelf oplossen
• Bemiddelen
• Laten bemiddelen
• Forceren.

Bij het Davit project liepen we op het gegeven moment tegen een conflict aan betreffende de communicatie. Er was een discussie ontstaan omdat andere leden uit het groepje ongemotiveerd raakten over het project waardoor communicatie en werk achterbleef. Uiteindelijk heb ik en combinatie moeten toepassen van bemiddelen en forceren. Ik moest mijn meerdere erkennen dat de communicatie ook vanuit mijn kant niet sterk genoeg was geweest maar om het project tot een goed einde te laten komen heb ik ook moeten aangeven dat zij bepaalde opdrachten nog moesten maken voor het ingeleverd moest worden. Door het op deze manier aan te pakken is uiteindelijk het project tot een goed einde gekomen en is er van beide kanten geen wrijving meer geweest sinds het conflict. 

Als mediator ben ik natuurlijk er fan van het bemiddelen of laten bemiddelen. Maar als persoon die een ruzie heeft heb ik erg de neiging het probleem zelf te willen oplossen. Dan zou ik dus door andere geforceerd moeten worden om misschien wel weer andere te laten helpen bij mijn conflict. Zo is het voor mijn duidelijk geworden dat de oplossing van het probleem inderdaad afhankelijk is van het probleem, vandaar de analyse. Terwijl je zelf erg snel geneigd bent om het conflict op te lossen volgende de stijl die je zelf het prettigst vind ondanks dat deze misschien niet de juiste is voor het probleem.